بر این اساس، دانشگاه‌­های مبدأ موظف هستند بر اساس مفاد آئین نامه مربوطه درخواست دانشجو را بررسی کرده و در صورت داشتن شرایط از ابتدای خرداد تا ۱۵ تیرماه نظر خود را در سامانه اعلام و در صورت موافقت ریزنمرات دانشجو را به دانشگاه مقصد ارسال کنند.

همچنین دانشگاه­‌های مقصد باید حداکثر تا پایان مرداد ماه برای بررسی تقاضاها اقدام و موافقت یا مخالفت خود را با نظر دانشگاه‌­های مبدا اعلام کنند.

بر این اساس، دانشجویان متقاضی نیز باید با اطلاع کامل از شرایط آئین­‌نامه میهمانی و انتقال، نوع درخواست خود را (۲ نیمسال میهمانی،‌ تمدید میهمانی، میهمان دائم و انتقال) در سامانه  خدمات آموزشی در موعد اعلام شده ثبت و با اطلاع کامل از شرایط و ضوابط دانشگاه مقصد، همچنین رشته و مقطع تحصیلی، وضعیت دوره مورد تقاضا در دانشگاه مقصد، نسبت به انتخاب دانشگاه یا موسسه مقصد اقدام و مستندات خود را برای تقاضای ارائه شده اسکن و ضمیمه تقاضا کنند.

دانشجویان متقاضی میهمانی و انتقال، مسئول صحت اطلاعات ارائه شده در زمینه شرایط خاص خود هستند و در صورت عدم احراز هر یک از اطلاعات ارائه شده در هر مرحله از فرایند رسیدگی، بررسی درخواست متقاضی منتفی تلقی می‌شود.

در صورت عدم موافقت دانشگاه‌­های مبدا یا مقصد، متقاضی همچنان دانشجوی دانشگاه مبدا شناخته شده و موظف است در موعد مقرر نسبت به انجام امور آموزشی خود در دانشگاه اقدام کند.

دانشجویان متقاضی انتقال توام با تغییر رشته نیز باید خارج از سامانه و از طریق شورای بررسی موارد خاص مبدا و مقصد تقاضای خود را پیگیری کنند